Тайм-менеджмент

Ударим тайм-менеджментом по разгильдяйству в новом году. Отличная книга российского гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского учит, как успевать делать главное. В том числе приведены советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию и расстановке приоритетов, эффективному чтению и пр. В книге приведена пошаговая стратегия построения личной тайм-менеджерской системы. По каждому шагу даны практические рекомендации, применяя которые, можно научиться более эффективно планировать время.

Отдых: как не превратиться в загнанную лошадь

Управление временем начинается с разговора о том, как организовать отдых – восстановление вашего энергетического ресурса. Объемные дела необходимо структурировать и разделять на ежедневные порции «бифштексов». А для того чтобы решать неприятные дела, нужно мотивировать себя при помощи всевозможных уловок. Вот несколько рекомендаций:

• Сделайте отдых во время рабочего дня ритмичным – запланированным и через строго определенные промежутки времени. Оптимально 5 минут отдыха через каждый час работы.
• Радикально смените занятие во время пятиминутки, чтобы лучше отдохнуть и восстановить силы.
• Используйте «творческую лень», в основе которой лежит желание очистить ум от суеты и придумать красивую идею или решение.
• Повысьте эффективность сна за счет стабильного времени отхода ко сну и пробуждения. Найдите занятие, которое поможет разгрузить мозг от дневных забот и переключиться в режим сна. Обязательно сделаете процесс пробуждения постепенным.
• Используйте «микросон» в течение рабочего дня. Необходимость дневного сна обусловлена послеобеденным спадом биоритмов человека. Если у вас нет возможности поспать в кабинете или в машине, то можно заснуть в переговорной или на кресле в дальнем углу на 10-15 минут.
• Переживайте момент. Когда вы управляете временем, вам легче анализировать свои действия. Для вас становится важным качество времени.

Как справляться с неприятными задачами

• Используйте «якоря» – материальные привязки (музыка, цвет, слово и т.д.) к определенному состоянию для настройки на различные задачи и отдых. Один «якорь» – один тип действий.
• Раскачайтесь при помощи метода «швейцарского сыра». Выполняйте задачу в произвольном порядке, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые и понятные. Через некоторое время в сыре появится столько дырок, что его будет просто доесть.
• Уничтожьте мелкие неприятные дела – «лягушки», «съедая» по одной «лягушке» в день.
• «Разглобализируйте» крупные задачи – «слонов». Съесть «слона» можно, разрезав его на измеримые «бифштексы» и каждый день съедать такой «бифштекс», который будет приближать вас к цели.
• Вознаграждайте себя за достижения и наказывайте за невыполнение плана. Например, участница тренинга News Outdoors Russia рассказывает, что при выполнении напряженной программы спортивных тренировок, позволяет себе шоппинг на определенную сумму. Если она не выполняет программу, то делает покупки на значительно меньшую сумму. Поощряйте себя «промежуточными» радостями. Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначьте себе награду. Количественно измеряйте результаты. Начните учитывать расходы времени на неприятную задачу – и она решится быстрее. Поместить себя в «местность смерти», как говорят китайцы. То есть сожгите мосты к отступлению, например, дайте публичное обещание.
• Заведите таблицу ежедневных дел со списком наград за их выполнение. Она должна все время у вас перед глазами. Материализуйте время при помощи календарика-пинарика. Каждое утро зачеркивайте в календаре на год половину наступившего дня, вечером – вторую половину.

Цели: как приблизить мечты к реальности

Чтобы мечты сбывались, необходимо превратить их в цель. Для этого воспользуйтесь следующими рекомендациями.
1. Управляйте собой как Персональной Корпорацией ЗАО «Я». Тогда у вас будет «проактивный» подход к жизни (готовность активно воплощать свое видение в жизнь, несмотря на объективные внешние обстоятельства), вместо «реактивного» (реагирование на жизнь «как получилось»). Именно «проактивности» в подходе к жизни нам не хватает: за 70 лет жизни в государстве, которое заботилось обо всем и обо всех, мы разучились заботиться о собственной жизни. Как и в управлении фирмой, в управлении собой нет «единственно верных решений». В личном тайм-менеджмент важна заточка всех методов под специфику вашей деятельности.
2. Создайте эмоциональную картину желаемого будущего. Напишите на 2-3 странички эссе о том, как будет строиться ваш день через 3-5 лет. Не ограничивайтесь тем, что вы «должны» или считаете «возможным».
Вам помогут следующие вопросы.

• С чего начался день?
• Самое яркое впечатление дня?
• Как и над чем вы работаете?
• Каких результатов достигли?
• Какие проблемы удалось решить?
• Как вы отдыхали?
• Главное событие дня.

Необязательно писать эссе за день, правьте его и дописывайте сколько нужно. Работайте с мечтой – и она материализуется.
3. Найдите свои «родные» цели – то, что нужно именно вам. Найдите «родные» цели, иначе вы потратите годы жизни на погоню за морковками, которые подвесил для вас кто-то другой.
4. Определите базовые ценности с помощью «мемуарника» от участника тайм-менеджерского сообщества Виталия Королева. Для создания «мемуарника» необходимо сделать следующее. Выделите каждый вечер по 3-5 минут спокойного времени. Запишите в ежедневник или отдельную тетрадь главные событие дня (ГСД). Обязательно эмоционально значимое. Такое, которое вы взяли бы с собой на необитаемый остров. Рядом с событием сформулируйте ценность, на основе которой вы сделали его главным. В конце недели напишите главное событие недели – одно из 7 ГСД. В конце месяца – главное событие месяца. В конце года – главное событие года. Составьте список ваших ценностей.
5. Сформулируйте свою миссию в форме эпитафии. Цели – то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем. Миссия – то, что мы отдаем, приносим в мир. Что изменится в мире, если вас не будет?
6. В чем ваше призвание? Миссию может менять по усмотрению, призвание – нет, так кроме тебя никто не вывезет эту телегу. Если ты расслабишься или бросишь ее тащить – простить себе никогда не сможешь, жизнь станет пустой и бессмысленной.
7. Выявите 5-7 ключевых областей жизни. Это поможет поддерживать гармонию между несколькими направлениями вашей деятельности.
8. Создайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам. Цели могут быть и четкими, и неопределенными. Конечно, многое в жизни зависит не от нас, но, тем не менее, планировать жизнь необходимо. Меняйте карту вслед за изменениями желаний и обстоятельств. Лучше пользоваться примерной картой местности, чем вообще брести наугад.
9. Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART. SMART-Specific (конкретные) + Measurable (измеримые) + Achievable (достижимые) + Realistic (реалистичные) + Time-bound (привязанные к времени) цели. Краткосрочные SMART-цели я сравниваю с маяком: есть огонь, четко показывающий, куда плыть, при этом он достижим. Долгосрочные надцели больше похожи на полярную звезду: они указывают путь, но могут быть даже не достижимы.

Почему люди не планируют жизнь:

• Непросто определить цели. Не знаете, чего хотите, – пишите примерно, ставьте прочерки, рисуйте вместо того, чтобы писать.
• Страшно привязывать цели к срокам. Можно столкнуться с неприятной истиной, что вы не успеваете сделать то, чего хотите.
• Страшно брать на себя ответственность. Вдруг не получится. Лучше честно пропишите, чего хотите достичь, и честно признайтесь, удалось вам это или нет.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

1. Уделяйте 10 минут утром или вечером составлению письменного плана дня, для того чтобы успевать главное.
2. Используйте «стратегическую картонку». На ней можно:

• выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню;
• держать список самых актуальных на данный момент контактов;
• выписывать «темы для размышления» – мысли, требующие развития.

3. Сочетайте жесткое и гибкое планирование. При планировании дня приходится сочетать три типа задач.

• «Жесткие» встречи привязаны к конкретному времени.
• «Гибкие» задачи можно решить в удобное для вас время в течение дня.
• «Бюджетируемые» задачи – приоритетные задачи, которые требуют много времени.

Сочетать три типа задач можно, используя следующий алгоритм:

• Составьте список гибких задач.
• Выделите 2-3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
• На сетке времени спланируйте «жесткие» встречи. Для приоритетных задач «забюджетируйте» нужное для их выполнения время.
• Время между «жесткими» встречами заполняйте в ходе дня, начиная с приоритетных гибких задач.
• План будет устойчивым, если между «жесткими» встречами будет много воздуха. Если появляется новая задача, мы дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем приоритетность и запускаем в исполнение.

Как только вы начнете бюджетировать время, вам придется гораздо более жестко и реалистично смотреть на список своих задач – но зато и процент его фактического выполнения будет расти.
4. Для формулировки гибких задач используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата. Например, не «созвониться с Ивановым», а «дожать Иванова до заказа».
5. Определите самые приоритетные дела.
6. При планировании «жестких» встреч обязательно закладывайте резервы времени на дорогу, вспомогательные дела, организационные нестыковки. На все ваши персональные оценки времени накидывайте 20%. Чтобы не отменять намеченные встречи, не планируйте более 60% своего времени, оставляя 40% в резерве.
7. Согласуйте нормы пунктуальности с партнерами.
8. Собираясь на встречу, запасайтесь избыточной информацией, поскольку все может пойти не по плану.

Планировать: как укладываться в сроки

План существует не для того, чтобы загнать вас в жесткие рамки и лишить возможности реагировать на обстоятельства. План – это как раз способ ориентироваться в меняющихся обстоятельствах.
1. Ловите «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела. Внесите «кайросовые» задачи в ежедневник.

• Выявите актуальные для вас контексты (5-7). Например: «Поеду домой – не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза».
• Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.
• При приближении кайроса, заглянуть в соответствующий раздел.

2. Используйте технику «День-Неделя» для среднесрочного планирования. Для того чтобы заняться планированием на неделю или на год, не нужен жесткий план. Нужны жесткие правила перемещения между разделами.
В разделе «Неделя» могут быть следующие элементы планирования.

• Обзорный график ежедневных дел с «лягушками» и «слонами».
• Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
• Список «гибких» задач на неделю рядом с жесткой сеткой времени или закладка с «гибкими» задачами.

Долгосрочный раздел – это, прежде всего, стратегическая картонка. Кроме того, может содержать:

• план ключевых мероприятий на год (выставки, конференции и пр.);
• информацию по критическим срокам проектов;
• график дней рождений, памятных дат.

3. Планируйте задачи со сложной структурой.
Просматривая раздел «Год» вы переносите задачу в раздел «Неделя», далее требуется ее разделить на подзадачи, в рамках которых могут быть еще более мелкие задания, и распределить обязанности между несколькими людьми. На выполнение подзадач дается несколько дней, сроки выполнения плана устанавливаются в зависимости от обстоятельств. Всю эту информацию необходимо нанести на график. График дает возможность увидеть взаимосвязь подзадач и конкретных действий в рамках общей задачи и предотвратить срыв проекта.
4. Делайте рутинные среднесрочные дела раз в неделю при наличии времени. Если на этой неделе дело пропущено, поставьте прочерк. Если прочерки начнут накапливаться, значит, пора заняться проблемой.
5. Используйте измерители результата, чтобы определить еженедельный бюджет времени на крупную задачу.

• Определите общий объем работы в любом измерителе.
• Определите производительность труда.
• Распределите общий бюджет времени, исходя из сроков и производительности.
• Если задача неоднородна (какие-то части сложнее), методику придется применять к ее разнородным частям по отдельности.

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

1. Научитесь говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам. Но не портьте отношения с людьми. Расширяйте ваши стратегии отказа. Вот некоторые из них. Как сказать «нет»?

• «Военная хитрость» или вранье с форс-мажором.
• Логическая аргументация.
• Отложить/ замотать («дать надежду»).
• Сделать желаемое непривлекательным.
• Третий путь. Предложите альтернативу.
• Иногда лучше твердо сказать «нет».

2. Спросите себя, надо ли это делать и должны ли это делать именно вы.
3. Купите чужое время или делегируйте задачи при большом объеме задач, явно не соответствующем стоимости вашего времени.
4. Формулируйте и используйте критерии выбора приоритетов.
5. Создайте матрицу приоритетов для формализации критериев, на основе которых в вашей компании принимаются решения.
6. Взвесьтесь ваши долгосрочные цели и сконцентрируйтесь на ключевых. Убедитесь, что вы тратите на них большую часть времени.

Информация: как управлять хаосом

Вот некоторые техники фильтрации, хранения и перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем.

• Эффективная система чтения. Читайте не больше, читайте «умнее». Обеспечьте возможность обращаться к нужной информации. Прочитали страницу – внедрите в практику. Выбирите 2-3 главы, которые вам нужны, и читайте их вдумчиво.
• Не давайте СМИ превращать вашу голову в «мусорное ведро».
• Фильтруйте электронную почту. Не отвлекайтесь от работы из-за нового письма. Оптимальная частота проверки почти – 3-4 раза в день. Вопрос, который не терпит полчаса-час, вам зададут по телефону.
• Сохраняйте почту, сортируя ее по разным папкам.
• «Выращивайте» порядок в документах методом ограниченного хаоса. Создайте «место хаоса» – накопитель, куда складываются все документы. Когда «место хаоса» становится очень большим, делаем первый «шаг порядка» – вычисляется наиболее легко отделяемый тип документов. Перекладываем эти документы в отдельную папку, а остальные в «место хаоса». В результате рядом с «местом хаоса» постепенно будет вырастать «место порядка».
• Храните мысли в картотеке. Мысль нематериализованная – мысль потерянная, поэтому записывайте свои и чужие идеи и они «выстрелят» в свое время. Одна мысль – один материальный носитель. Не пытайтесь сразу рассортировать мысли по темам. Суть картотеки – в свободном взаимодействии разнородных мыслей. Когда вокруг замысла нарастает целое мысленаполнение, можно поместить его в отдельную папку. Когда в папке назреет критическая масса мыслей – достаточно высыпать карточки на стол, разложить мысли в логическом порядке, выкристаллизовать таким образом из них структуру и оформить готовый продукт. Организуйте информационное пространство в соответствие со структурой внимания. Выделите на рабочем месте сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День – Неделя».

Поглотители: как найти резервы времени

Если вспомнить, что жизнь каждого из нас – 200-400 тыс. часов, и пересчитать все эти сотни миллионов и миллиарды часов (потраченных впустую) в количество отнятых жизней, придется вспомнить Бухенвальд или Освенцим. Если у вас украли 1000 рублей, все понимают, что это нехорошо. Если у вас украли час времени, который в отличие от 1000 рублей, невосстановим и невосполним, – никто не считает это предосудительным.

1. Проводите «инвентаризацию» нашего времени с помощью хронометража, чтобы понять, куда оно тратиться и снизить расходы. В течение 3-4 дней фиксируйте в блокноте каждые полчаса все, что вы делаете, с точностью до 5-10 минут. Не записывайте в хронометраж дела короче 5 минут. Мелкие прерывания отмечайте галочками. В конце дня подсчитайте количество галочек и умножьте их на 2-3 минуты. «Успешные люди отличаются тем, что выделяют достаточно инвестиций в свое будущее». Отметьте напротив каждого пункта хронометража, к какой категории относится действие: поглотитель или приоритет. На основе сплошного хронометража выведите количественные показатели, которые позволят оценить следующее.

• Процент времени на долгосрочные приоритеты. (Как правило, 20-30%, желательно – 60-70%.)
• Количество времени, затраченное на задачи, которые можно было бы делегировать. (Оптимально не более 10%.)
• Процент времени, которое отнимают поглотители (Часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража удается снизить до 20-30%.) При желании используйте тонкий метод – переводите потерянное время в потерянные деньги. Подсчитайте показатели, для которых не нужна полная картина дня.
• Количество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект.
• Количество времени на «ресурсное занятие» – хобби, спорт.
• Длительность ежедневной задержки на работе.
• Длительность общения с неприятными для вас людьми и т.п.
• Снижайте или повышайте показатели. Одновременно следите не более чем за 2-3 показателями.
• По достижению результата переключайтесь на новые показатели.

2. Эффективно используйте время в транспорте.

• Читайте либо слушайте аудиокниги.
• Осознанно отдыхайте.
• Выбирайте нестандартные маршруты и время.
• Учите, например, язык.
• Обдумайте конкретный список вопросов.
• Делайте исходящие звонки, если едете на автомобиле или маршрутке.

3. Планируйте время в командировке.

• Определите и используйте кайросы.
• Запланируйте работы на транспортное время.
• Запланируйте отдых и работу на вечер.
• Не тратьте время на сборы – заведите командировочный комплект с нужными гигиеническими принадлежностями.
• Берите в самолет только ручную кладь.
• Запаситесь избытком информации.
• Заводите личный мини-путеводитель, побывав в каждом городе: необходимые телефоны, полезные заметки и пр.

4. Имейте сценарии работы на случай технических форс-мажоров.

• Найдите альтернативное занятие.
• Отправьте e-mail, факс и пр. из Интернет-кафе.
• Создавайте резервные копии информации.

5. Применяйте техники организации совещаний.

• Организуйте совещания в одном формате (или мозговой штурм, или планерка-оперативка, или стратегическое совещание).
• Определите круг участников и список вопросов.
• Определите длительность совещания и назначьте ответственного за время.
• Забронируйте помещение для совещания, подготовку оборудование и организуйте рассылку информационных материалов.
• Убедитесь, что материалы материалов к совещанию прочитаны: разошлите краткое описание проблемы; затребуйте с участников присылать по e-mail 2-3 варианта решения не позднее, чем за сутки до совещания; не допускайте не приславших на совещание.
• Материализуйте обсуждаемые вопросы в виде схем на флипчарте.
• Зафиксируйте и разошлите принятые решения.

6. Найдите время на тайм-менеджмент. Используйте любые обрывки времени. Создаете четкий ритм повышения личной эффективности.

«ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих

1. Засейте «ТМ-бациллы» в головы подчиненным и шефа, чтобы они использовали свое и ваше время эффективно.

• Покажите на личном примере, как у вас получается применять тайм-менеджмент.
• Двигайтесь мелкими шагами, но ритмично. Предлагайте постоянно простые и понятные техники по ТМ. Руководителю дайте без финансовых затрат ощутить повышение управляемости.

2. Заставьте подчиненных применять ТМ.

• Лучше меньше инструментов, но обязательных.
• Придумайте простые и быстрые «кнуты» и «пряники».
• Используйте ТМ как пилотный проект. Применительно только к одному подразделению или направлению деятельности.

3. Предлагайте ТМ детям в виде игры, развивая в них «проактивный подход к жизни».

Послесловие

У нас богатый потенциал развития, который мы не используем. Причина в том, что нам не хватает трех вещей: дерзких целей, готовности много работать и организованности. Избавьтесь от них – и вы будете успешны.

Скачать mp3-версию, которую читает сам автор

Вот еще доклад автора на одной конференции